Privacyreglement

1. Algemeen

De Segesta Groep en de aan haar gelieerde partijen ontwikkelen, verhuren en beheren woningen en bedrijfsruimten in Nederland. (Segesta Groep en haar dochterbedrijven worden hierna tezamen aangeduid als ‘Segesta’.)

In het kader van haar dienstverlening verwerkt Segesta persoonsgegevens. Het doel van dit privacyreglement is om u te informeren hoe Segesta omgaat met die persoonsgegevens en waar de gegevens voor worden gebruikt en wat uw rechten zijn.

Dit privacyreglement is van toepassing op de verwerking van alle online en offline persoonsgegevens die Segesta ontvangt van:

(Potentiële) klanten, opdrachtgevers, opdrachtnemers, leveranciers en andere relaties van Segesta;
Huurders en verhuurders van onze locaties;
Bezoekers van de website van Segesta;
Ontvangers van informatie van Segesta;
Alle andere personen die contact hebben met Segesta, met uitzondering van werknemers met een arbeidsovereenkomst bij Segesta.

2. Soorten persoonsgegevens

Segesta verwerkt – samengevat – de volgende persoonsgegevens:

(Potentiële) huurders, met als doel hun identiteit en kredietwaardigheid te verifiëren via kredietinformatiebureaus, huurovereenkomsten aan te gaan en uit te voeren, service te bieden en te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
(Potentiële) kopers van onroerende goederen, om hun identiteit te controleren, koopovereenkomsten aan te gaan en uit te voeren, en om de juridische levering van de betreffende onroerende goederen te faciliteren;
Bezoekers en bewoners van de onroerende goederen die eigendom zijn van of beheerd worden door Segesta, voor de bescherming van eigendommen en de veiligheid van bezoekers en bewoners (bijvoorbeeld in het geval van cameratoezicht).

Segesta verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. In bepaalde situaties kan Segesta uw persoonsgegevens echter delen met andere partijen voor de in deze verklaring genoemde doeleinden, zoals met kopers, makelaars, taxateurs, externe beheerders, notarissen, advocaten, deurwaarders, banken, de Belastingdienst, gemeenten en externe leveranciers.

Segesta verzamelt en verwerkt voornamelijk de volgende categorieën van persoonsgegevens (niet alle genoemde gegevens worden in alle gevallen van elke betrokkene verzameld):

Voor- en achternamen;
Adres, postcode, woonplaats;
Telefoonnummers;
Geboortedata;
Geboorteplaats;
Geslacht;
Beroep;
Burgerlijke staat;
E-mailadres;
Kopie legitimatiebewijs;
Inkomensgegevens;
Intake en controles vooraf, basisadministratie;
Beschikbare informatie van externe bronnen over uw kredietwaardigheid;
Informatie over de samenstelling van uw huishouden;
Informatie over de huidige woonsituatie;
Informatie over de gewenste huurwoning;
Informatie over de financiële situatie;
Gegevens uit uittreksels van het register van de Kamer van Koophandel, zoals naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, financiële gegevens over de onderneming, historie van het register van de Kamer van Koophandel;
Gegevens uit het Kadaster zoals naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, gegevens over uw hypotheek en uw (onroerende) eigendommen;
Huurovereenkomst;
Informatie over huurachterstanden;
Informatie in verband met eventuele juridische procedures;
Correspondentie met u;
Bankrekeningnummer;
Bankafschrift;
Geïncasseerde huurbedragen;
Cameraopnamen van camera’s die worden opgehangen ten behoeve van cameratoezicht in gebouwen die Segesta in eigendom heeft of beheert.

Bepaalde gegevens bent u verplicht aan Segesta te verstrekken. Segesta heeft deze gegevens nodig om de overeenkomst met u te kunnen aangaan en uitvoeren, en om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Als u deze gegevens niet verstrekt, kan Segesta de overeenkomst niet met u aangaan.

3. Doeleinden

Segesta verwerkt uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Om u te identificeren;
Voor het beoordelen van uw kredietwaardigheid;
Om te bepalen of Segesta een overeenkomst met u wil en/of kan aangaan;
Voor het opstellen en uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het controleren van uw bankrekeningnummer, het innen van (huur)betalingen, en het behandelen van meldingen over het gehuurde;
Voor het bijhouden van haar administratie;
Voor het nakomen van afspraken met derden, zoals banken;
Voor communicatie met u, bijvoorbeeld bij vragen of klachten;
Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het verstrekken van informatie aan de Belastingdienst in verband met huurverhogingen en/of huurtoeslagen;
Voor het taxeren van woningen en/of gebouwen die Segesta in eigendom heeft;
Voor het vaststellen van de WOZ-waarde van gebouwen van Segesta;
Voor de bescherming van eigendommen van Segesta en derden, evenals de veiligheid van personen (bijvoorbeeld door middel van cameratoezicht).

4. Grondslagen

Voor de verwerking van persoonsgegevens is een wettelijke grondslag vereist. Segesta verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

U heeft Segesta toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doeleinden;
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen;
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Segesta rust;
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Segesta of een derde, tenzij uw belangen of rechten zwaarder wegen dan het gerechtvaardigd belang van Segesta of de derde.

Segesta kan zich onder meer beroepen op de volgende gerechtvaardigde belangen:

Het waarborgen van de veiligheid van bewoners, bezoekers en/of anderen in de gebouwen en eigendommen van Segesta;
Het bevorderen van efficiënt IT-beheer;
Het analyseren en verbeteren van de diensten en inhoud van onze website;
Het leveren, verbeteren, aanpassen en ondersteunen van diensten, evenals onderzoek en analyse;
Het verbeteren van de beveiliging;
Het communiceren met u en andere relaties van Segesta;
Het voorkomen en tegengaan van fraude, ongeautoriseerd gebruik van Segesta’s huisvesting voor winkels, woningen en werkplekken, en schendingen van onze voorwaarden of andere schadelijke of illegale activiteiten.

5. Geautomatiseerde besluitvorming

Segesta gebruikt niet uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming. Om uw kredietwaardigheid te beoordelen, vraagt Segesta echter op basis van uw naam, geboortedatum en adres informatie op bij kredietinformatiebureaus. Vervolgens wordt beoordeeld of de verkregen informatie aanleiding geeft om de overeenkomst al dan niet met u aan te gaan.

6. Delen van gegevens

Segesta gebruikt uw gegevens in principe alleen voor eigen doeleinden. In de volgende gevallen kan het echter noodzakelijk zijn om uw gegevens te delen met derden:

ICT-bedrijven: Segesta maakt gebruik van ICT-dienstverleners, zoals hostingbedrijven, die in opdracht van Segesta de gegevens opslaan en beheren. Deze bedrijven zijn gevestigd in Nederland;
Makelaars: Bij een transactie deelt Segesta basisgegevens met de betrokken makelaars. Bij inschrijving voor nieuwbouwprojecten geeft Segesta ook basisgegevens door aan de makelaars. De makelaars zijn gevestigd in Nederland;
Beheerders: Voor het technische en administratieve beheer van eigendommen geeft Segesta beperkte gegevens (zoals naam, adres en contactgegevens) door aan beheerders. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van specifieke opdrachten. De beheerders zijn gevestigd in Nederland;
Servicemonteurs en/of aannemers: Bij storingen aan eigendommen in beheer van Segesta worden beperkte gegevens (naam, adres, contactgegevens) doorgegeven aan servicemonteurs en/of aannemers. Deze partijen gebruiken de gegevens uitsluitend voor het verhelpen van de storing en zijn gevestigd in Nederland;
Kredietinformatiebureaus: Segesta verstrekt uw naam, geboortedatum en adres aan kredietinformatiebureaus zoals Economic Data Resources B.V. (EDR) voor het opstellen van kredietrapportages. EDR geeft op basis van deze gegevens een advies over uw kredietwaardigheid. Meer informatie over de privacybescherming door EDR vindt u op hun website;
Notarissen: Voor de aan- en verkoop van onroerend goed worden bepaalde gegevens doorgegeven aan de notaris;
Deurwaarders en advocaten: In geval van juridische procedures of incasso’s kan Segesta genoodzaakt zijn om gegevens te delen met advocaten en/of deurwaarders. Deze partijen zijn gevestigd in Nederland;
Belastingdienst: Segesta is verplicht om bepaalde gegevens door te geven aan de Belastingdienst, bijvoorbeeld met betrekking tot huurtoeslag;
Politie en justitie: Bij incidenten, strafbare feiten of overtredingen kan Segesta bepaalde gegevens, zoals camerabeelden, verstrekken aan de politie en/of het Openbaar Ministerie;
Gemeente: Segesta is verplicht om bepaalde gegevens (zoals uw naam en de ingangsdatum van het huurcontract) te delen met de gemeente waar u woont, in verband met de vaststelling van de WOZ-waarde van haar eigendommen.

Segesta geeft uw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Bewaartermijn

Segesta bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, ontvangen en/of gebruikt. Uw gegevens worden bewaard zolang als nodig is om u zorg en andere diensten te verlenen, u toegang te bieden tot de website, te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, geschillen op te lossen en voor andere doeleinden die nodig zijn voor het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten.
In ieder geval worden uw persoonsgegevens bewaard zolang u een overeenkomst met Segesta heeft. Voor bepaalde gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen, en Segesta houdt zich volledig aan deze termijnen.
De camerabeelden van de beveiligingscamera’s bewaart Segesta maximaal vier weken, tenzij langer bewaren nodig is in verband met een incident.

8. Uw rechten

U heeft op grond van de wet de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Het recht om een kopie van uw gegevens op te vragen en inzage te krijgen in deze gegevens;
Het recht om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren;
Het recht om onvolledige informatie aan te vullen, gezien het doel waarvoor deze gegevens worden verzameld en/of gebruikt;
In bepaalde gevallen het recht om uw gegevens te laten verwijderen;
In bepaalde gevallen het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken;
In bepaalde gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
Als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, het recht om deze toestemming in te trekken, waarbij de intrekking geldt voor toekomstig gebruik;
Het recht om, als u de gegevens zelf heeft aangeleverd of als deze door u zijn aangemaakt, en de gegevens elektronisch worden verwerkt met toestemming of voor het uitvoeren van een overeenkomst, uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format te ontvangen en, indien technisch mogelijk, deze door te laten sturen naar een andere partij;
Het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder (in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens), of de toezichthouder in het land waar u verblijft, werkt of waar een vermeende schending van de privacywetgeving heeft plaatsgevonden.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met Segesta via de onderstaande contactgegevens.
Segesta kan in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren. In dat geval zal Segesta uitleggen waarom het verzoek wordt afgewezen. Indien bepaalde gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst en deze niet meer beschikbaar zijn, kan Segesta mogelijk de overeenkomst niet meer uitvoeren. Dit zal dan ook worden toegelicht.

9. Vragen of klachten

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Segesta Groep B.V.
Nieuwlandersingel 57
1814 CK Alkmaar
072 – 512 55 44
segesta@segesta.nl

Dit privacyreglement is van september 2024. Segesta behoudt zich het recht voor het privacyreglement aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zal Segesta u daarvan op de hoogte stellen.